4 vinkkiä rutiinien poistamiseen

9. maalis, 2015

Kumpaa teet mieluummin - tuottavaa työtä vai tylsiä rutiineja? Oletko varma?

Heräät aamulla ja keität kahvit. Luet ehkä päivän lehden tai viimeisimmät sähköposti/facebook postaukset. Ajat töihin, kuppi kahvia ja kone auki. Muutamaan palaveriin, välissä sähköpostien ja facebookin seurantaa nopean lounas. Ehkä jokunen asiakaspuhelu, kiireiseen sähköpostiin vastaaminen ja päiväkodin/kaupan/ruuhkan kautta kotiin tekemään ruokaa.

 

Näin kuluu mukavasti vuodet ja lopputyöura. Rutiinit ikävästi katkaisee vuosittain lomat, joulut ja pääsiäiset. Pitääkö sen olla näin? Valitettavasti useimmat ihmiset valitsevat elävänsä juuri näin.

 

Miten niin muka rutiinit voi lopettaa?

 

Olen muutaman vuoden ajan ottanut neljän kohdan ohjeen, kun törmään johonkin aikaa vievään tai epämiellyttävään rutiiniin. Ajatten mielessäni, voiko sen:

a) Lopettaa

b) Automatisoida

c) Delegoida

d) Ulkoistaa

 

Viimeksi lopetin hesarin lukemisen, automatisoin myynnin seurannan, delegoin taloushallinnon ja ulkoistin kotini siivouksen. Nuo kaikki rutiinit yhteensä vähensivät viikoittaista aikaani noin 5-10 tuntia, jonka aion viettää minulle tärkeiden ihmisten kanssa.

 

Helpointa on vain lopettaa turha työ, kuten lehtien lukeminen, television katsominen tai vaikkapa viinan juonti. Automatisointi vaatii vähän tutustumista esim. uusiin Pilvi-palveluihin tai opetella muutama kätevä ominaisuus puhelimesta. Delegointi vaatii rohkeutta pyytää apua ja siirtää työ siitä paremmin suoriutuville ihmisille ja ulkoistaminen on työn ostamista. Jos oma arvosi yrittäjänä on esim. 100€/h on esim. siivoustyön ostaminen järkevää hintaan 30€/h. Ja hei – ihan kaikki rutiinit voidaan viedä läpi tämän saman mankelin.

 

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?

 

Varmaa on se, että työ muuttuu ihmisillä aina vain kiireisemmäksi. Uusia rutiineja tulee kaikille, ja jos vanhoista ei pääse eroon niin kiire lisääntyy. Tulee uusia paineita sekä töissä että kotona suoriutua tehtävistään. Pelin voittavat ne, jotka osaavat luopua rutiineista.

 

IT-Pilvipalvelut ovat siitä mielenkiintoisia, että siellä tieto verkostoituu keskenään. Kuulin tänään esimerkin, jossa automyyntiyhtiöön kun soittaa asiakas soitta myyjälle, Pilvipohjainen puhelinsysteemi katsoo ensin että minkä ikäinen ja –merkkinen auto soittajalla on, ja näyttää informaation myyjälle. Tämän perusteella myyjä pystyy sitten paremmin keskustelemaan asiakkaan kanssa ja ”arvaamaan” arvoa sen mahdolliselle vaihtoautolle. Viikonloppuna juttelin Isännöintsijätoimiston yrittäjän kanssa, ja hän kiroilee 1,5 miljoonan tallennetun dokumentin kanssa. Pilvessä tieto voidaan automaattisesti lajitella ja arkistoida monen muuttujan mukaan.

 

Tätä työtä Bitifyn henkilöstö tekee päivittäin – miettii miten tietokone saadaan tekemään työ ihmisen puolesta. Usko huviksesi – se voidaan ohjelmoida aika moneen asiaan.

 

Tarmo Herlevi